5 langkah mudah dan cepat memasukkan siswa dan pengelolaan di simpatika

Salam OPS jangan lupa bahagia, kali ini madrasahberkah akan membagikan cara pengelolaan dan upload siswa disimpatika dengan cepat dan mudah.

Mengelola siswa di Simpatika merupakan serangkaian tahapan dan cara terkait dengan mengaktifkan siswa dari semester sebelumnya, mengganti kelas siswa (siswa naik kelas), meluluskan siswa, dan melakukan mutasi siswa baik masuk maupun keluar. Juga cara memasukkan siswa ke dalam rombongan belajar masing-masing. Inilah 5 hal terkait pengelolaan siswa di Simpatika.

Mengelola siswa dalam layanan Simpatika menjadi salah satu hal yang krusial. Karena jumlah siswa di masing-masing kelas nantinya akan menjadi penghitungan rasio siswa-guru. Rasio siswa ini lah yang menjadi salah satu indikator layaknya seorang guru menerima tunjangan atau tidak dalam Ajuan SKBK.

Artikel pengelolaan siswa di Simpatika kali ini akan membahas tentang  5 hal sebagai berikut:

1. Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya

· Siswa Naik Kelas

· Siswa Lulus

·  Mutasi Siswa

2. Memasukkan Siswa Baru

3. Memasukkan Siswa Dalam Rombel

4. Trik Cepat Memasukkan Siswa ke Rombel

5. Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika

Sekilas terlihat rumit. Namun sebenarnya proses dan tata cara mengelola siswa di layanan Simpatika sangat mudah.

1.Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya

Cara mengaktifkan siswa belum aktif tahun ajaran sekarang (mengaktifkan siswa tahun sebelumnya) adalah sebagai berikut:

 a. Mengunduh Daftar Siswa Tahun Sebelumnya

• Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
• Pilih layanan Sekolah
• Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
• Klik "tanda panah ke bawah" untuk mengunduh daftar siswa tahun pelajaran yang lalu dalam format excel
• Data siswa tahun sebelumnya dapat juga diunduh melalui menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Sekarang" lalu klik "tanda panah ke bawah"
• Simpan file excel hasil download tersebut

b.   Mengedit Siswa

Mengedit Siswa meliputi menaikkan tingkat kelas siswa, dan meluluskan siswa.

Untuk mengedit data siswa di file excel yang telah diunduh tadi caranya adalah:

• Buka file excel yang telah diunduh
• Blok semua cell dan format menjadi "text"
• Untuk memudahkan pengeditan tingkat kelas, lakukan 'short' (pengurutan data) berdasarkan kelas.
• Untuk menaikkan tingkat kelas siswa, edit (ganti) tingkat kelas yang lama dengan tingkat kelas yang baru
• Siswa baru dapat langsung ditambahkan
• Simpan file excel

Yang harus diperhatikan ketika melakukan pengeditan siswa, adalah pada kolom kode sistem. Nomor yang tertera harus tetap dibiarkan seperti sedia kala (jangan dirubah).

Sedangkan untuk penambahan siswa baru, kolom Kode Sistem tidak perlu diisikan (dibiarkan kosong).

c.   Mengupload Data Siswa

Setelah file excel data siswa selesai diisi / diedit, upload file tersebut dengan cara:

• Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
• Pilih layanan Sekolah
• Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
• Klik tanda "panah ke atas" di pojok kanan atas
• Muncul jendela "Unggah Data Siswa", klik tombol "Pilih File"
• Muncul jendela pencarian file di komputer, cari file excel data siswa tadi, lalu klik "Open"
• Kembali ke jendela "Unggah Data Siswa". Klik "Unggah"
• Muncul notifikasi total jumlah siswa yang diupload dan pesan kesalahan
• Jika pesan kesalahanan berbunyi: "Tidak ada kesalahan dalam data", lanjutkan dengan mengklik tombol "Simpan"
• Jika muncul peringatan kesalahan, download file lalu lakukan perbaikan (kesalahan akan dituliskan di bagian kanan file excel)

2.   Memasukkan Siswa Baru

Memasukkan siswa baru dapat dilakukan bersamaan dengan mengedit siswa tahun sebelumnya (sekaligus satu file). Namun dapat juga dengan menggunakan file tersendiri. Format file excel yang digunakan harus sama.

Cara upload file, sama dengan cara di atas.

3.  Memasukkan Siswa Dalam Rombel

Setelah siswa berhasil diunggah dan masuk ke "Daftar Siswa" bukan berarti pekerjaan mengelola siswa selesai. Siswa-siswa tersebut harus dimasukkan ke dalam rombongan belajar masing-masing. Siswa dalam rombongan belajar ini yang kemudian menjadi dasar penentuan rasio siswa dalam S25a maupun dalam SKMT & SKBK.

4.  Trik Cepat Memasukkan Siswa ke Rombel

Bagi madrasah yang memiliki banyak rombongan belajar, memasukkan siswa dalam rombel bisa jadi menjadi pekerjaan yang melelahkan dan menjemukan karena memerlukan ketelitian tinggi. Tentunya agar siswa dapat masuk di rombelnya masing-masing dengan tepat.

Bagi madrasah yang memiliki rombel lebih dari satu pada masing-masing tingkat kelasnya, ada trik cepat dan mudah.

Sebagai contoh, sebuah Madrasah terdiri atas beberapa rombel yang meliputi, kelas 1 dua rombel (1A dan 1B), kelas 2 terdiri atas 2 rombel (2A dan 2B), dan kelas 3 terdiri atas 3 rombel (3A, 3B, dan 3C).

Yang harus dilakukan adalah membagi file excel data siswa menjadi beberapa bagian. Upload siswa dalam satu rombel, lalu memasukkan siswa dalam rombelnya, baru mengupload siswa rombel lainnya.

5.   Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika

Bagian kelima ini lah yang ditunggu-tunggu kehadirannya oleh Operator se-Indonesia. Seandainya saja ada sinkronisasi antara Emis dan Simpatika, maka kerja operator akan semakin ringan.

Data siswa di Simpatika tidak perlu diupload secara manual, cukup dengan melakukan sinkronisasi dengan data emis, langsung terisi secara otomatis.

Selain meringankan kerja operator, dengan sinkronisasi tersebut data siswa di Simpatika akan lebih valid. Ini mengingat bahwa selama ini, data siswa di Simpatika tidak melalui proses verifikasi dan validasi secara berjenjang. Operator dapat mengisikan berapapun siswa yang diinginkan. Proses verifikasi hanya bisa dilakukan oleh admin Kab/Kota ketika Kepala Madrasah melakukan Ajuan S25a dan SKMT/SKBK.

Namun kayaknya mimpi sinkronisasi Emis dan Simpatika ini masih panjang.

Demikianlah 5 hal terkait dengan upload data siswa dan pengelolaannya di layanan Simpatika semoga bisa membantu memudahkan pengerjaan.

Salam OPS, Indahnya berbagi ilmu pengetahuan